Cum se pot pregăti companiile pentru raportarea prin sistemul RO e-Factura

• De la 1 ianuarie 2024, este de așteptat ca toate companiile din România să fie obligate să raporteze prin sistemul e-Factura toate facturile în relația B2B
• Conform unei cercetări din luna august, 83% dintre companiile din România se declară nepregătite pentru a emite facturi prin sistemul RO e-Factura
• Wizrom Software: există soluția de a reduce cu 90% timpul alocat operării e-facturilor

București, 28 septembrie 2023 – Digitalizarea și automatizarea proceselor în companiile românești devine pe zi ce trece o condiție aproape obligatorie pentru a face față costurilor operaționale în creștere și, implicit, concurenței pe o piață tot mai competitivă. Procesul va cunoaște o accelerare masivă în curând, după ce Guvernul va anunța public categoriile de operatori economici care vor fi obligați să emită facturi prin sistemul RO e-Factura și data de la care va intra în vigoare această obligativitate.

O recentă cercetare realizată de firma de consultanță Ernst & Young arată că un procent covârșitor – de 83% dintre companiile românești – nu sunt pregătite să înceapă emiterea de facturi prin sistemul RO e-factura de la 1 ianuarie 2024. Aceasta în ciuda faptului că anunțul așteptat al Guvernului este o chestiune de zile sau cel mult săptămâni. În cel mai comprehensiv scenariu –  Guvernul ar putea decide ca toate companiile din România, indiferent de domeniul de activitate sau de mărime, să fie supuse acestei obligații.

Sistemul RO e-factura a fost introdus în primă etapă anul trecut, pe 1 iulie, ca obligație de raportare, a facturilor pentru agenții economici care comercializează bunuri cu risc ridicat de evaziune fiscală, cât și în cadrul contractelor publice. De anul viitor însă, un număr mult mai mare de operatorii economici vor trebui să-și genereze facturile într-un document tip XML, care permite raportarea în sistemul RO e-Factură. Ceea ce până acum se făcea „de mână” va fi introdus în câmpurile obligatorii ale acestui document electronic, fapt ce va presupune un efort suplimentar pentru departamentele de contabilitate sau facturare ale companiilor și, implicit, va genera costuri de implementare.

Cum să economisești 90% din timpul și efortul alocat operării e-facturilor?

Ce pot face companiile care nu s-au pregătit din timp și vor risca neconformarea în termenul limită legal sau creșterea timpului și costurilor alocate operării facturilor? Una dintre cele mai rapide și eficiente metode este achiziționarea de soluții IT de automatizare a activităților companiei care, mai nou, integrează modulul de gestionare a e-facturilor.

„Avem clienți care raportează în sistemul Ro-eFactura peste 1500 de facturi pe zi, iar în cazul lor completarea și transmiterea manuală ar fi practic imposibilă. Imaginați-vă ce efort uriaș ar reprezenta pentru operatorii din contabilitate sau facturare să completeze zi de zi un asemenea volum de informații. Pentru toți clienții noștri care folosesc soluția de planificare a resurselor WizPro, am integrat încă de anul trecut modulul care generează aceste fișiere XML pentru a fi încărcate automat în sistemul e-Factura”, arată Dan Conete, product manager la Wizrom.

De asemenea facturile primite prin SPV (Spațiul Virtual Privat) se descarcă automat, informațiile referitoare la furnizor, articole, cantități, prețuri, completându-se automat, fiind necesară doar validarea din partea unui operator.

Astfel, introducerea facturilor primite se face mult mai rapid, cu costuri reduse de operare și, nu în ultimul rând, evitând erorile umane. „Munca unui operator poate fi foarte mult ușurată. Se evită greșelile de introducere a datelor și, mai ales, consumul inutil de timp. Aș putea estima că timpul alocat gestionării facturilor se reduce cu 80 – 90% comparativ cu metoda tradițională, de mână”, explică specialistul Wizrom.

Legat de cum ar trebui să se pregătească agenții economici pentru momentul în care vor fi obligați să raporteze în Ro e-Factura, Dan Conete indică faptul că, pe lângă introducerea detaliilor referitoare la clienți, care vor fi ulterior generate automat în fișierul XML, firmele trebuie să aibă în vedere și actualizarea nomenclatorului cu coduri CPV (codurile internaționale pentru produse și servicii) sau TARIC3 NC8 (codurile vamale din Nomenclatorul Combinat), lucru necesar inclusiv pentru raportarea SAF-T.

WizPro este unul dintre cele mai populare programe ERP utilizate în România, cu peste 600 de implementări. Cu ajutorul acestuia, companiile mari pot ține sub control și gestiona mult mai eficient toate activitățile financiar-contabile, de gestiune, logistică, vânzări, producție și gestiunea mijloacelor fixe. Wizrom a integrat modulul e-Factura în această soluție încă dinainte din prima etapă de operare a sistemului e-Factura, iar avantajul folosirii WizPro este faptul că e-facturile sunt gestionate în corelație cu toate celelalte operațiuni financiar-contabile, oferind o mai mare claritate și eficiență întregului proces.

Vestea cea bună este că, deși companiile noi care vor trebui să se conformeze vor avea nevoie de investiții în noi sisteme IT și în pregătirea personalului, Guvernul încă analizează posibilitatea ca implementarea la nivel general a sistemului e-Factura să decurgă în etape și să nu existe sancțiuni în primele luni pentru cei care nu vor reuși de la început o conformare perfectă.